Checklist для владельца цифровой собственности в малом бизнесе

Мы не создаем ничего материального. Весь наш рабочий процесс — в цифре. А значит, невидим, пока не захочешь найти. Поэтому когда что-то исчезает, лежит не там, используется не по назначению — есть риск узнать об этом слишком поздно.

Большие компании для обихаживания своих файлов и данных нанимают админов. Мы до такой роскоши не доросли. Приходится справляться самим. Политиками и лучшими практиками.

Этих политик и практик уже накопилось на шпаргалку. Делимся с вами.

Для владельца

1. Рабочая почта (например, Google Suite). Условный паспорт сотрудника. Каждому новому сотруднику (в том числе удаленному, в том числе временному) первым делом выдай рабочую почту. Дальше всё общение, все аккаунты и доступы — на нее. В случае увольнения — сразу забирай доступ. Личную почту сотрудников не используй (знать можно).
2. Базовый чат команды (например, Slack). Вся содержательная переписка по рабочим вопросам — в группах и каналах. В личке — только быстро протухающие сообщения. Если не платить, архива не будет — не надейся на Slack как на хранилище информации.
3. Любое облачное хранилище с большим лимитом на каждого сотрудника (например, Google Drive из платного пакета Google Suite). Все рабочие документы — там. Ничего не должно быть на локальных дисках! Еще восклицательных: !!! Иначе теряешь, часто, больно.
4. Любое другое облачное хранилище (например, бизнес-версия Dropbox). Удобно использовать для хранения юридических и финансовых документов и вводных по сделкам. Два-три пользователя (гендир, бухгалтер и т. п.). Хватает бесплатного. Настрой всем принудительно (эти пользователи бывает что сами не могут, не понимают или не видят смысла).
5. Копилка хорошо структурированных знаний (например, Airtable). Все списки, календари, таблицы, публикации, выступления, дружественные СМИ, кандидаты на должности, проекты и т. п. Можно настроить под бизнес-процессы, но сначала — фиксировать и структурировать. Внедряй культуру, само не внедрится. Понадобится в самый неожиданный момент, когда искать-копить будет поздно. Так что лучше сразу и постоянно.
6. Помойка документов (тут Google Docs без особых вариантов). Только в платном Google Suite и только на рабочих аккаунтах. Может быть полный хаос, лишь бы всё лежало там. Все review всех документов — в помойке в режиме комментирования. Исключения — например, корректоры (у них режим редактирования в MS Word и своя атмосфера). Бизнес-риск исключений — осознай.
7. Специальные облачные инструменты для публикации (например, Sketch Cloud или Miro, ex-RealTimeBoard). Тут свобода. Покупай, что просят сотрудники — но скидывай на них ответственность за использование. Лучше избегать функциональных дублей (например, InVision и Moqups). Контролируй, где исходники: они всегда должны быть в облачном хранилище.
8. Политика доступов. Сразу пригласи нового сотрудника во все сервисы (держи список под рукой). Убери все ограничения из лучших побуждений. Примеры лучших побуждений: «Ты пока с этим не разберешься», «А админские права-то тебе зачем?» Оставь только ограничения безопасности (деньги, договоры, досье на любых людей). Научи всех пользоваться системами доступов во всех облачных сервисах. Особенно системами для внешних пользователей (часто отправляют и даже публикуют ссылку без доступа). Научи сотрудников давать друг другу доступы и создавать аккаунты (иначе станешь хелпдеском, а не директором).
9. Общие пароли. Есть сервисы, к которым должны иметь доступ несколько сотрудников (аккаунты в соцсетях, хостинг, Skype-аккаунт компании, Tilda и т. п.). Регистрация в таких сервисах — на корпоративный коллективный email (например, info@). Не на личный ни в коем случае: восстанавливать доступ придется часто. Давать ли индивидуальные доступы отдельным сотрудникам (например, в MailChimp или на HH.ru) — дело вкуса. Хранилище паролей — организуй сразу (у нас — бот в Slack дает пароли, если спросить).
10. Лицензии. Покупать только на корпоративный коллективный email (мало отличий от общих паролей). Платить часто дешевле, чем возиться с пиратскими версиями. Забирай при увольнении. А вот лицензии сотрудника — не твои лицензии.
11. Твое и чужое. Соцсети сотрудника — его частная территория. Можно просить, но нельзя требовать. Смартфон сотрудника — не твой смартфон. С ноутбуком бывают сложности, подумай и договорись.

Для сотрудника

• Вся email-переписка — только с рабочей почты. Настрой на всех устройствах, с которых собираешься работать (не обязан на всех вообще, иногда нужно отдыхать).
• Для личных целей (iCloud, покупка музыки, торренты, подписка на спам и т. п.) рабочую почту не используй. Иначе ты уйдешь, а доступ останется у компании — оно тебе надо? Бывали случаи.
• Все публичные выступления (статьи, доклады и т. п.) в роли сотрудника компании и с трансляцией опыта, полученного в компании — только с рабочими контактами. Соцсети — не рабочие контакты.
• Вместо аттачей кидай ссылки. На Google Docs, на скриншоты — чаще всего. Научись это делать. Сразу научись.
• Прежде чем бросить ссылку — проверь, есть ли у получателя нужный доступ. Еще раз проверь. Убьют. Бесит, да.
• Настрой синхронизацию локальных папок с облачными хранилищами. Места должно хватить, контора должна купить. Жалуйся, если не хватает. Чего-то нет в облаке — ты подставляешь работодателя. Сильно.
• Не используй Telegram для общения с клиентами. Только если очень настаивают. Обсуди вопрос с начальством. Причина: клиенты не относятся к своим словам в Telegram как к договоренностям. Можно попасть — сначала на «Вы же сами говорили», а потом на деньги и геморрой.
• Контролируй, с какого аккаунта работаешь! Путать личный и рабочий — зло. Сделай разные юзерпики. Можно разнести по разным браузерам.
• Запиши в телефон номера начальства. И проверь, что они записали твой номер. Иногда реально проще голосом.
• Хочешь новых облачных сервисов — попроси.